Cette politique vise à régir la conformité du cabinet Consortium Hypothécaire. Elle doit être appliquée rigoureusement et utilisée comme un outil au service de l'exercice des courtiers hypothécaires autonomes ou des cabinets pour répondre aux exigences de l'Autorité des marchés financiers (ci-après nommée « l'AMF »).
Aux fins de la politique, une plainte constitue l'expression d'au moins un (1) des trois (3) éléments suivants :
Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières du courtier hypothécaire et sans que le consommateur n'ait porté plainte.
La personne responsable de la conformité, M. Jean-François Choquette, est responsable de l'application de cette politique. La personne responsable doit transmettre au personnel toute l'information nécessaire au respect de cette politique.
Un résumé de la présente politique doit être disponible sur le site Internet du cabinet, le cas échéant. Ce résumé doit contenir au minimum (i) les caractéristiques qui font qu'une communication au cabinet représente une plainte, plainte qui doit être consignée au registre des plaintes et (ii) le fait que le cabinet doit ouvrir un dossier relatif à chacune de ces plaintes.
La personne responsable de la conformité doit s'assurer qu'un registre des plaintes est créé.
Chaque dossier de plainte doit y être inséré.
Elle est aussi responsable de la gestion de ce registre, y compris les déclarations obligatoires au SRP (Système de rapport des plaintes) tel que prévu à l'art. 7 de la présente politique.
Lors d'un signalement d'une plainte, sous quelque forme que ce soit, la personne responsable de la conformité doit ouvrir et noter la date de la réception de la plainte dans un registre des plaintes. Celui qui reçoit la plainte doit inviter le plaignant à transmettre sa plainte par écrit ou prendre tous les détails par écrit relatifs à la plainte.
Un exemple de registre des plaintes apparait à l'annexe A.
Si c'est une personne autre que la personne responsable de la conformité qui reçoit la plainte, l'employé concerné doit aviser la personne responsable de la conformité sans délai.
Une copie de la plainte, si elle est écrite, ou la version consignée si elle est verbale doit être insérée au dossier.
Tout consommateur qui désire porter plainte doit le faire par écrit à l'adresse suivante :
M. Jean-François Choquette
1060, boul. Michèle-Bohec, 101, Blainville (Québec) J7C 5E2
418-204-7738
info@consortiumhypothecaire.com
Suite à la réception de la plainte, la personne responsable de la conformité doit alors déclencher le processus de traitement d'une plainte.
La personne responsable de la conformité doit faire parvenir un accusé de réception à la personne plaignante, et ce, sans délai ou à défaut dans les cinq (5) jours suivant la réception de la plainte.
L'accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :
Un exemple de modèle d'accusé de réception apparait à l'annexe B.
En cas du transfert du dossier de la plainte, le dossier transféré est composé de l'ensemble des éléments d'information relatifs à la plainte.
Le respect des règles de protection des renseignements personnels demeure la responsabilité du courtier hypothécaire.
Ce dossier doit comprendre les éléments suivants :
La personne responsable de la conformité doit recueillir et analyser les commentaires et la documentation pertinente. Elle doit s'assurer d'obtenir les renseignements supplémentaires qu'elle juge manquants, le cas échéant.
Le cas échéant, la personne responsable de la conformité ou le courtier hypothécaire visé par la plainte doit aviser, sans délai, son assureur en responsabilité civile professionnelle.
Lorsque la personne responsable de la conformité a terminé le traitement de la plainte, elle doit rédiger un rapport. Elle doit aussi informer la partie plaignante du résultat de son enquête par une réponse écrite et motivée. Le rapport et la réponse doivent être consignés dans le dossier de plainte.
Une (1) fois par année, la personne responsable de la conformité doit transmettre à l'AMF, par le biais du système informatique SEL, un rapport faisant état du nombre et de la nature des plaintes reçues, et ce, qu'elle ait reçu ou non des plaintes, sauf lorsqu'il y a un (1) seul courtier hypothécaire au sein du cabinet.
Dans ce cas, il y a lieu d'envoyer un rapport seulement lorsqu'il y a eu effectivement des plaintes.
La période de déclaration est du 1er mars au 1er mai de chaque année pour les données recueillies entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année précédente.
La présente politique doit être révisée annuellement par la personne responsable de la conformité laquelle doit rédiger un document faisant état de son travail de révision.
Le document doit faire état notamment de la pertinence de modifier le contenu de la politique, des modifications proposées, le cas échéant, et leur justification.
S'il y a une vérification externe en cours d'année, les recommandations du rapport doivent être intégrées à la politique, le cas échéant.
La présente politique de conformité est en vigueur depuis le 17 décembre 2020 et mise à jour le 22 avril 2025.