Politique sur la protection des renseignements personnels

0.

Cette politique vise à régir la conformité en courtage hypothécaire du DE PHILIPPE ASSELIN, MRL HYPOTHÈQUE. Elle doit être appliquée rigoureusement et utilisée comme un outil au service de l’exercice des représentants autonomes ou des cabinets pour répondre aux exigences de l’Autorité des marchés financiers (ci-après nommée « l’AMF »). Prenez note que le terme représentant désigne, aux fins de la présente politique, un courtier hypothécaire.

Uniformiser et encadrer les pratiques du dirigeant responsable du cabinet.

L’application du présent plan relève du dirigeant responsable, M. Philippe Asselin.

En cas d’impossibilité d’agir de ce dernier, l’application du présent plan relève de M. Christopher Normand Ruel.

En cas d’impossibilité d’agir de M. Philippe Asselin et de M. Christopher Normand-Ruel, Mme. Stephanie Corado sera responsable de l’application du présent plan.

La personne responsable de l’application du plan doit s’assurer que les dossiers seront transférés à des personnes ayant les permis et compétences nécessaires pour assurer le suivi des dossiers.

La personne responsable doit aussi s’assurer que tous les employés et courtiers ont connaissance du plan, le cas échéant.

 ☐ M. Philippe Asselin;

☐ M. Christopher Normand-Ruel; 

☐ Mme. Stephanie Corado.

Le dirigeant responsable doit vérifier et assurer un suivi/audit sur :

☐ La tenue des dossiers et plus précisément : 

☐ La convenance des recommandations effectuées dans les dossiers.

☐ Les publicités, affichages et publications effectuées par les courtiers.

☐ La divulgation d’une autre occupation.

☐ La protection des renseignements personnels.

☐ Le respect de la loi sur le recyclage des produits de la criminalité

☐ La prévention de la fraude.

☐ Le traitement des plaintes

☐ Le respect des règles imposées par la LDPSF

☐ Politique en cas de départ / détachement.

La tenue des dossiers implique notamment la tenue de divers registres, mais également une organisation et une présentation de la documentation qui soit appropriée. 

Le dirigeant responsable doit s’assurer que les audits de vérifications documentaires lui sont communiqués sur chaque dossier.

Le dirigeant responsable verra à faire respecter l’uniformité de présentation des dossiers tel que décrite en Annexe A de la présente. Cet exercice inclut la vérification de l’absence de conflit d’intérêts.

Le dirigeant responsable doit s’assurer de la convenance des recommandations suivant l’analyse des besoins dans les dossiers. Il doit donc valider, sporadiquement, le travail de ses courtiers rattachés. Plus spécifiquement dans les cas de :

À cet effet, les courtiers rattachés doivent communiquer au dirigeant responsable, leurs recommandations, dans chacun de ces cas. Autrement, le dirigeant responsable effectuera de façon sporadique des vérifications dans les autres dossiers.

En ce qui a trait plus spécifiquement aux dossiers impliquant une pénalité pour le client, le calcul détaillé de rentabilité du dossier sera requis et devra être transmis au client.

Le dirigeant responsable verra à la correction des manquements sur-le-champ s’il y a lieu.

Le dirigeant responsable est tenu de valider chaque publicité ou présence médias / affichage des courtiers rattachés. Il doit donc valider chacune d’entre elles et s’assurer de la convenance de celles-ci avant publication.

Le Dirigeant responsable doit aviser l’Autorité dans les 30 jours suivant tout changement à un renseignement ou un document fourni concernant ses activités externes. De même, un représentant ne doit pas attendre le renouvellement de son certificat pour faire ces déclarations.

Le dirigeant responsable doit s’assurer que seules les plateformes de transmission sécurisées sont utilisées pour la cueillette d’informations et/ou de documents sensibles. Les textos ne constituent pas une plateforme sécurisée.

Aussi, les courtiers se doivent de ne collecter que les informations nécessaires au dossier.

L’utilisation d’une adresse courriel du cabinet est obligatoire pour mener à bien ses opérations de courtage.

Il doit s’assurer plus généralement que la politique visant la protection des renseignements soit respectée à la lettre par l’ensemble des représentants. 

Il doit s’assurer que la politique visant la protection des renseignements soit respectée à la lettre par l’ensemble des représentants. 

Le dirigeant responsable s’assure que les représentants rattachés sont sensibilisés aux risques de fraude et qu’ils appliquent les processus de détection de la fraude mis en place. 

Le dirigeant responsable doit s’assurer que la politique visant la protection des renseignements soit respectée à la lettre par l’ensemble des représentants.

Le dirigeant responsable doit s’assurer que la politique visant la protection des renseignements soit respectée à la lettre par l’ensemble des représentants. 

 

Le dirigeant responsable doit s’assurer que la politique en cas de départ / détachement Annexe B de la présente est respectée.

Le présent plan doit être révisé, annuellement ou à la suite d’un sinistre, par la personne responsable de la conformité laquelle doit rédiger un document faisant état de son travail de révision.

Le document doit faire état notamment de la pertinence de modifier le contenu du plan, des modifications proposées, le cas échéant, et leur justification.

Le présent plan est en vigueur depuis le 31 juillet 2026.

REGISTRE DES MESURES INCITATIVES DE AXIA COURTIER HYPOTHÉCAIRE

Description des conditions de l’activité | 

Modalité d’application de l’activité | 

Durée de l’activité | 

Avantages rattachés à l’activité | 

Produit visé par l’activité | 

Service visé par l’activité | 

Description du groupe de représentants concerné | 

Façon dont sont déterminés les gagnants de l’activité | 

Nom des gagnants de l’activité | 

Cette politique vise à régir la conformité du cabinet de Philippe Asselin. Elle doit être appliquée rigoureusement et utilisée comme un outil au service de l’exercice des courtiers hypothécaires autonomes ou des cabinets pour répondre aux exigences de l’Autorité des marchés financiers (ci-après nommée « l’AMF »).

Être capable de continuer les affaires en cas de sinistre, de départ, d’invalidité, de maladie

ou de décès.

L’application du présent plan relève de la personne responsable de la conformité, M. Philippe Asselin.

En cas d’impossibilité d’agir de cette dernière, l’application du présent plan relève de M. Christopher Normand-Ruel.

En cas d’impossibilité d’agir de M. Philippe Asselin et de M. Christopher Normand-Ruel , Mme. Stéphanie Corado sera responsable de l’application du présent plan.

La personne responsable de l’application du plan doit s’assurer que les dossiers seront

transférés à des personnes ayant les permis nécessaires pour assurer le suivi des dossiers.

La personne responsable de la conformité doit aussi s’assurer que tous les employés ont connaissance du plan d’évacuation, le cas échéant.

M. Philippe Asselin; 

M. Cristopher Normand-Ruel;

Mme. Stéphanie Corado.

Sinistre (voir section 1);

Invalidité (voir section 2);

Maladie (voir section 3);

Décès (voir section 4).

Pandémie;

Catastrophe naturelle;

Incendie;

Cyberattaque ou problème de nature informatique (Voir la Politique de sécurité informatique dans ce cas précis, notamment l’article 2.3 et suivants);

Autre : .

La personne responsable de la conformité doit être rejoignable par téléphone en tout temps, de même que les autres personnes de qui pourraient relever du plan.

M. Philippe Asselin : (418) 473-9804

M. Christopher Normand-Ruel : (418) 570-3806

Mme. Stéphanie Corado : (418) 906-7333

Après l’identification de la situation d’urgence, voici la liste des tâches relatives à la gestion de la situation d’urgence :

Informer la personne responsable du plan, le cas échéant;

Apporter une copie du plan;

Communiquer avec chaque personne touchée par le sinistre;

Déterminer si les bureaux doivent être évacués, exemple : est-ce que les employés doivent être invités à rentrer chez eux, rester à la maison, etc.;

Procéder à l’évacuation, le cas échéant;

Faire un rapport écrit du sinistre;

Déterminer si la décision concernant la déclaration de sinistre peut être prise en se fondant sur les renseignements en main ou si d’autres renseignements sont nécessaires;

Faire la déclaration de sinistre, si elle est requise.

La personne responsable de la conformité s’occupe de louer si nécessaire pour la durée du sinistre, et ce, dans les 48 h suivant l’évènement, un local approprié aux opérations. La personne responsable de la conformité devra :

Aviser la compagnie d’assurance

Vérifier le contrat d’assurance

Évaluer les besoins d’espace physique

Regarder les disponibilités, par exemple : location de roulotte sur le site si possible ou communiquer avec un locateur commercial ou toute autre option appropriée;

Installer un système de technologie et transfert des lignes téléphoniques;

Aménager des bureaux temporaires répondant aux normes de confidentialité en vigueur;

S’assurer que les dossiers physiques actifs soient accessibles pour être utilisés en

temps voulu, le cas échéant. Les autres seront entreposés;

Prendre les mesures raisonnables afin d’assurer la prise en charge de la clientèle par un courtier hypothécaire disponible dans l’éventualité où le courtier hypothécaire attitré (en charge) n’est pas disponible.

Liste des éléments à contrôler :

Les dommages matériels;

Les besoins informatiques;

Les besoins matériels spéciaux;

Établir une procédure pour le traitement du courrier, faire modifier l’adresse auprès de

Poste Canada, le cas échéant;

S’assurer qu’aucun bris de confidentialité n’a eu lieu;

Récupérer les dossiers en état, s’il y a lieu;

S’assurer de la disponibilité des formulaires et imprimés requis, le cas échéant;

Modifier le message téléphonique, le cas échéant.

S’assurer que la confidentialité des renseignements contenus au système n’est pas

affectée par le sinistre informatique;

Récupérer les applications bureautiques;

Récupérer les fichiers partagés du réseau local, le cas échéant;

Vérifier si tous les dossiers ont été récupérés;

Évaluer le travail à faire pour récupérer les données manquantes, le cas échéant;

Organiser le traitement manuel de la facturation et des chèques, le cas échéant. Traitement du retard dans le travail

Identifier les retards dans le travail en cours, le cas échéant;

Planifier et gérer par priorité le rattrapage du travail en retard, le cas échéant;

Adresser les problèmes administratifs et s’adresser aux personnes concernées pour

leur règlement, le cas échéant;

Surveiller le traitement des affaires.

Suivi des fonctions commerciales essentielles Revoir le plan en fonction de la durée du sinistre. Rétablissement au site habituel

Dès qu’il est possible de le faire, la personne responsable de la conformité s’assure de planifier adéquatement le retour au travail au site habituel avec reprise des activités courantes.

Un bilan écrit de la gestion du sinistre doit être dressé par la personne responsable de la conformité.

Si une incapacité d’agir d’un courtier hypothécaire ou une invalidité n’entrainant pas l’inaptitude sont constatées et documentées, la gestion des dossiers sera assurée par la personne responsable de l’application du présent plan. La procédure applicable sera la même si la personne invalide est un employé clé du cabinet.

Cette personne désignée devra :

Suivre les consignes telles que lorsque le courtier hypothécaire ou l’employé clé est en vacances et n’est pas joignable;

S’assurer que le courtier hypothécaire désigné ou la personne désignée pour remplacer l’employé clé a les autorisations nécessaires à procéder;

Gérer les dossiers et assurer un suivi selon l’échéancier prévu par le courtier

hypothécaire invalide.

Si l’invalidité ou l’incapacité constatée et documentée est déterminée comme étant

permanente :

Suivre les consignes telles que lorsque le courtier hypothécaire ou l’employé clé est en vacances et n’est pas joignable;

S’assurer que le courtier hypothécaire désigné ou la personne désignée pour remplacer l’employé clé a les autorisations nécessaires à procéder;

Gérer les dossiers et assurer un suivi selon l’échéancier prévu par le courtier

hypothécaire.

Prendre les mesures raisonnables afin d’assurer la prise en charge de la clientèle par un courtier hypothécaire disponible dans l’éventualité où le courtier hypothécaire attitré (en charge) est invalide.

Si le courtier hypothécaire ou l’employé clé visé est un des actionnaires de la société :

S’assurer que les démarches pour faire homologuer le mandat d’inaptitude par le

tribunal sont entreprises.

Si une maladie temporaire survient :

Suivre les consignes telles que lorsque le courtier hypothécaire ou l’employé clé est en vacances et n’est pas joignable;

S’assurer que le courtier hypothécaire désigné ou la personne désignée pour remplacer l’employé clé a les autorisations nécessaires à procéder;

Gérer les dossiers et assurer un suivi selon l’échéancier prévu par le courtier

hypothécaire invalide.

Si une maladie de plus longue durée survient, se référer à la section 2 – Invalidité.

Suivre les consignes telles que lorsque le courtier hypothécaire ou l’employé clé est en vacances et n’est pas joignable;

S’assurer que le courtier hypothécaire désigné ou la personne désignée pour remplacer l’employé clé a les autorisations nécessaires à procéder;

Gérer les dossiers et assurer un suivi selon l’échéancier prévu par le courtier

hypothécaire;

Prendre les mesures raisonnables afin d’assurer la prise en charge de la clientèle par un courtier hypothécaire disponible dans l’éventualité où le courtier hypothécaire attitré (en charge) n’est pas disponible.

Si le courtier hypothécaire ou l’employé clé visé est un des actionnaires de la société :

S’assurer que la succession entreprend les démarches pour faire soit homologuer le

testament ou entreprendre les démarches de liquidation.

Le présent plan doit être révisé, annuellement ou à la suite d’un sinistre, par la personne responsable de la conformité laquelle doit rédiger un document faisant état de son travail de révision.

Le document doit faire état notamment de la pertinence de modifier le contenu du plan, des modifications proposées, le cas échéant, et leur justification.

Le présent plan est en vigueur depuis le 17 décembre 2020 et mis à jour le 22 avril 2025.

S’il est établi que la personne est un PPV, un DOI, un membre de sa famille ou une personne qui lui étant étroitement associée, l’entité hypothécaire ou ses représentants doit prendre les mesures raisonnables pour établir l’origine des fonds ayant servi à l’opération et l’origine de la richesse de la

ANNEXE 6 – Relevé de réception des fonds en lien avec une hypothèque sur immeuble ou bien réel 31

Ce programme est basé sur les exigences de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et ses Règlements connexes auxquelles sont assujetties les entités hypothécaires, plus spécifiquement les administrateurs, courtiers et prêteurs hypothécaires depuis le 11 octobre 2024 au terme du Règlement modifiant le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et le Règlement sur les pénalités administratives – recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes (DORS/2023-194).

En cas de doute, il est important de contacter des professionnels en la matière afin de se faire conseiller notamment sur les procédures et vérifications à mettre en place.

produits de la criminalité et de financement d’activités terroristes;

b) de la clé privée d’un système de chiffrement

M. Philippe Asselinest la personne responsable de la mise en œuvre du

présent programme de conformité.

À ce titre, elle est notamment responsable :

(2) ans; et

Toute personne doit déclarer au Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE) toute opération financière effectuée ou tentée dans le cours de ses activités à l’égard de laquelle elle a des motifs raisonnables de soupçonner qu’elle est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’infractions de recyclage des produits de la criminalité et/ou d’infractions de financement des activités terroristes.

Ce qui constitue des motifs raisonnables varie selon les circonstances. Cependant, afin d’établir si une opération ou tentative d’opération est douteuse, peuvent être considérés les éléments suivants :

La déclaration de l’opération ou tentative d’opération doit obligatoirement être transmise au CANAFE aussitôt que possible à compter du moment où la personne ou l’entité a pris les mesures qui lui ont permis d’établir l’existence de motifs raisonnables de soupçonner qu’elle est liée à la perpétration d’une infraction de recyclage des produits de la criminalité et/ou de financement d’activités terroristes.

Ces mesures incluent :

(« BA/FT ») et l’évaluation des faits et du contexte;

Les déclarations peuvent être transmises électroniquement en suivant les instructions

sur le site Internet du CANAFE, à l’adresse suivante : www.fintrac.gc.ca.

Il est obligatoire de conserver une copie de la déclaration transmise au CANAFE pour une période d’au moins cinq (5) ans et de l’insérer dans le Relevé des déclarations d’opérations et tentatives d’opérations douteuses joint en Annexe 2.

Il est interdit de révéler avoir fait une déclaration d’opération ou tentative d’opération douteuse ou d’en dévoiler le contenu dans l’intention de nuire à une enquête criminelle en cours ou à venir.

Voir le paragraphe 7 du présent Programme concernant vos obligations de vérification

de l’identité d’une personne qui effectue ou tente d’effectuer une opération douteuse.

Aucune somme d’argent en espèces n’est acceptée.

Ce faisant, aucune mesure ou procédure supplémentaire à cet égard n’est nécessaire.

L’entité hypothécaire, ses administrateurs ou ses employés qui reçoit une somme en monnaie virtuelle de 10 000 $ ou plus au cours d’une seule opération doit déclarer au CANAFE cette opération.

Il est fait exception de l’obligation de déclaration telle qu’édictée au paragraphe précédent lorsque ladite somme reçue provient d’une entité financière ou d’un organisme public, ou d’une personne qui agit pour le compte d’un client qui est une entité financière ou un organisme.

Sont considérées comme une seule opération de 10 000 $ ou plus les réceptions de sommes en espèces, par télévirements ou en monnaie virtuelle totalisant 10 000 $ ou plus au cours d’une période de vingt-quatre (24) heures consécutives, si la personne ou entité devant déclarer la réception, d’une personne ou entité, d’une somme ou tenir un relevé d’opérations importantes sait :

La déclaration doit se faire par voie électronique, selon les directives établies par le CANAFE, si le déclarant a les moyens techniques de le faire. Dans le cas contraire, elle doit être transmise sur support papier, selon les instructions indiquées sur le site Internet du CANAFE, à l’adresse suivante : www.fintrac.gc.ca.

Il est obligatoire d’insérer la copie de la déclaration transmise au CANAFE dans le Relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle joint en Annexe 3 et de la conserver pour une période d’au moins cinq (5) ans à compter de la date à laquelle ledit Relevé a été créé.

Toute personne doit déclarer au CANAFE toutes les opérations effectuées à l’égard desquelles il existe des motifs raisonnables de soupçonner que l’opération est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de contournement des sanctions.

Une infraction de contournement des sanctions est une infraction qui découle d’un geste qui contrevient à une restriction ou à une interdiction établie par un décret ou un règlement pris en vertu de la Loi sur les Nations Unies, de la Loi sur les mesures économiques spéciales ou de la Loi sur la justice pour les victimes de dirigeants étrangers corrompus (Loi de Sergueï Magnitski).

La déclaration doit se faire par voie électronique, selon les directives établies par le CANAFE, si le déclarant a les moyens techniques de le faire. Dans le cas contraire, elle doit être transmise sur support papier, selon les instructions indiquées sur le site Internet du CANAFE, à l’adresse suivante : www.fintrac.gc.ca.

Il est obligatoire d’insérer la copie de la déclaration transmise au CANAFE dans le Relevé des opérations liées au contournement des sanctions joint en Annexe 4 et de la conserver pour une période d’au moins cinq (5) ans à compter de la date à laquelle ledit Relevé a été créé.

Toute personne doit déclarer immédiatement au CANAFE l’existence d’un bien qui est en sa possession ou à sa disposition et qui, à sa connaissance, appartient à un groupe terroriste ou est à sa disposition, directement ou non, de même que tout renseignement portant sur une opération, réelle ou projetée, mettant en cause un tel bien.

La déclaration doit se faire par voie électronique, selon les directives établies par le CANAFE, si le déclarant a les moyens techniques de le faire. Dans le cas contraire, elle doit être transmise sur support papier, selon les instructions indiquées sur le site Internet du CANAFE, à l’adresse suivante : www.fintrac.gc.ca.

Il est obligatoire de conserver une copie de la déclaration transmise à la CANAFE pour une période d’au moins cinq (5) ans après la transmission et de l’insérer dans le Relevé des déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste joint en Annexe 5.

De plus, en vertu de l’article 83.1 du Code criminel et du règlement d’application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme (RARNULCT), toute personne est tenue de communiquer sans délai au directeur du Service canadien du renseignement de sécurité ou au commissaire de la Gendarmerie royale du Canada l’existence d’un bien qui est en sa possession ou à sa disposition et qui, à sa connaissance, appartient à un groupe terroriste ou est à sa disposition, directement ou non, de même que tout renseignement portant sur une opération, réelle ou projetée, mettant en cause un tel bien.

Outre les éléments susmentionnés, l’entité hypothécaire, ses administrateurs ou ses représentants tiennent les documents suivants en lieu sécuritaire dans l’enceinte de l’établissement durant une période minimale de cinq (5) ans :

Il est fait exception des obligations de conservation des documents tel que prévu à la clause 3.1 du présent Programme dans les cas suivants :

financière ou un organisme public.

Il est obligatoire de tenir un dossier de renseignements à l’égard de toute personne ou

entité :

hypothèque sur immeubles ou biens réels;

Pour ce faire, compléter le dossier client joint en Annexe 7, ainsi que l’autorisation de l’Annexe 7b.

L’entité hypothécaire, ses administrateurs ou ses employés vérifient :

des documents en vertu de la clause 3 du présent Programme de conformité;

ou pour le compte de qui une personne effectue une telle opération;

ou pour le compte de qui une personne effectue une telle opération;

L’identité d’une personne physique est vérifiée par l’un ou l’autre des moyens suivants :

et en confirmation que les nom, adresse et date de naissance compris dans le dossier de crédit sont ceux de la personne;

qu’ils sont ceux de la personne :

les noms et la date de naissance de la personne;

Pour l’application du paragraphe (1), l’identité d’une personne âgée de moins de 12 ans est vérifiée par la vérification de l’identité de l’un de ses parents ou de son tuteur.

L’identité d’une personne âgée d’au moins 12 ans et d’au plus 15 ans peut être vérifiée au titre du sous-alinéa (1)d)i) en se reportant à un renseignement qui comporte les noms et l’adresse de l’un des parents ou du tuteur de la personne et en confirmant que l’adresse est celle de la personne.

Pour l’application des sous-alinéas (1)d)(i) à (iii), les renseignements utilisés doivent provenir de sources différentes et être produits à partir de sources différentes et ni la personne dont l’identité fait l’objet d’une vérification ni la personne ou entité qui effectue la vérification ne peuvent être une source. Si les renseignements utilisés proviennent d’un dossier de crédit, le dossier de crédit doit exister depuis au moins six (6) mois.

Le document utilisé par une personne ou entité aux termes du paragraphe (1) doit être authentique, valide et à jour. Les autres renseignements utilisés doivent être valides et à jour.

La vérification de l’identité d’une personne physique doit s’effectuer au moment de l’opération.

L’identité d’une personne morale est vérifiée en se reportant au certificat de constitution de la personne morale, à un document qu’elle est tenue de déposer annuellement aux termes de la législation provinciale régissant les valeurs mobilières ou à la version la plus récente de tout autre document qui en confirme l’existence et contient ses noms et son adresse ainsi que le nom de ses administrateurs.

Le document utilisé par une personne ou entité aux termes du paragraphe (1) doit être authentique, valide et à jour.

Les noms des administrateurs de la personne morale qui est un courtier en valeurs

mobilières n’ont pas besoin d’être confirmés.

La vérification de l’identité d’une personne morale doit s’effectuer dans les trente (30) jours suivant la date de l’opération.

Si la vérification est effectuée par consultation de la version électronique d’un document provenant d’une base de données accessible au public, la personne ou entité tient un document où sont consignés le numéro d’enregistrement de la personne morale, le type de document consulté et la provenance de la version électronique. Dans le cas contraire, la personne ou entité tient le document ou une copie de celui- ci.

Un aide-mémoire apparait à l’Annexe 8.

Lors de l’ouverture d’un dossier client et au moment de la réception d’espèces ou de monnaie virtuelle, l’entité hypothécaire ou ses représentants doivent prendre des mesures raisonnables pour établir si le client agit pour le compte d’un tiers dans les situations suivantes :

S’il est établi que le client agit pour le compte d’un tiers, remplir et conserver le

document Détermination quant aux tiers joint en Annexe 9.1.

S’il n’est pas établi que le client agit pour le compte d’un tiers, mais qu’il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu’il en est ainsi, faire d’abord signer au client la déclaration en Annexe 9.2 et consigner ensuite les motifs qui portent à croire que le client agit pour le compte d’un tiers en Annexe 9.2 (suite).

Une relation d’affaires avec un client dès que l’entité hypothécaire ou ses représentants ouvrent un compte pour un client ou dès qu’il est tenu de vérifier l’identité du client pour une deuxième fois au cours d’une période de cinq (5) ans.

Dès qu’une relation d’affaires est établie, consigner par écrit l’objet et la nature projetée de la relation d’affaires et conserver le document.

Assurer le contrôle continu de toute relation d’affaires au moyen d’une surveillance

périodique visant à :

À cet effet, remplir, conserver et en tenir à jour le document « Contrôle des relations

d’affaires » en Annexe 10.

Hausser la fréquence des contrôles de ce client, de la mise à jour des renseignements sur son identité et adopter des mesures d’atténuation du risque en fonction du niveau de risque d’infraction lié au blanchiment d’argent ou au financement d’activités terroristes. Documenter chacun des contrôles effectués, des mises à jour complétées et des mesures prises.

Il faut prendre les moyens raisonnables afin de déterminer si une personne est un PPV, un DOI, un membre de la famille de l’un ou l’autre ou une personne qui est étroitement associée à l’un ou l’autre aux moments suivants :

situations prévues à la clause 9 du présent Programme de conformité;

Est considéré comme un membre de la famille :

S’il est établi que la personne est un PPV, un DOI, un membre de sa famille ou une personne qui lui étant étroitement associée, l’entité hypothécaire ou ses représentants doit prendre les mesures raisonnables pour établir l’origine des fonds ayant servi à l’opération et l’origine de la richesse de la personne.

Ces mesures raisonnables doivent également être prises si l’entité hypothécaire, ses administrateurs ou ses employés estiment, compte tenu de l’évaluation des risques,

qu’il y a un risque élevé de perpétration d’une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou d’une infraction de financement des activités terroristes.

Dans tous les cas, il faut aviser la personne responsable de la conformité sans délai

afin qu’un examen de l’opération par un membre de la haute direction.

La mise en action des mesures raisonnables prévues de même que l’examen de l’opération par la haute direction doivent se faire dans les trente (30) jours suivant la date à laquelle l’entité hypothécaire, ses employés ou ses administrateurs établissent une relation d’affaires, celle où le fait est porté à sa connaissance ou suivant la date de l’opération, selon le cas.

La mise en action des mesures raisonnables, de même que l’examen de l’opération par un membre de la haute direction doivent se faire avant de remettre la somme au bénéficiaire ou avant la concrétisation de l’opération commerciale.

De plus, remplir, en tenir à jour le document « Étranger politiquement vulnérable, national politiquement vulnérable, dirigeant d’une organisation internationale, membre de la famille de l’un ou l’autre ou une personne qui est étroitement associée à l’un ou l’autre » en Annexe 10 et le conserver pour une période de cinq (5) ans après la date de la dernière opération commerciale.

La personne responsable de la conformité vérifie hebdomadairement le site de la

CANAFE afin d’identifier et d’analyser les dernières versions ministérielles adoptées.

La personne responsable de la conformité est responsable de mettre à jour le programme de conformité afin que la directive ministérielle puisse être appliquée. Cela comprend toutes les mesures de vérifications supplémentaires à être mise en place ainsi que le traitement de certaines transactions comme étant à haut risque, le cas échéant.

La personne responsable de la conformité est en charge de l’application des ordres et avis émis par les autorités judiciaires. Elle prend les mesures nécessaires pour s’assurer de les appliquer.

La personne responsable de la conformité doit conserver une liste à jour des indicateurs de risque émis dans les directives de la CANAFE. Elle est responsable d’en tenir compte dans l’analyse des risques.

En suivi de l’émission de tout ordre émis par les autorités, la personne responsable de la conformité doit réévaluer chaque relation d’affaires pouvant être visée. La réévaluation suit le même processus que celui établi à l’article 10.

Lors de tout changement de personnel, la personne responsable de la conformité doit

s’assurer, sans délai, de lui donner la formation sur le programme de conformité.

La personne responsable de la conformité doit s’assurer que le recrutement du nouveau membre s’est fait en tenant compte de tous les critères de probité nécessaire. Par exemple, que la personne n’est pas membre d’un groupe terroriste, n’a pas de casier judiciaire et n’est pas liée à un tiers ayant de tels antécédents.

La personne responsable de la conformité doit s’assurer d’obtenir les renseignements

suivants :

Personne morale

Entité autre

La personne responsable de la conformité doit s’assurer de l’exactitude des renseignements. Pour ce faire, elle doit vérifier et confirmer que toutes les informations servant à la vérification des renseignements proviennent de sources officielles reconnues par les autorités gouvernementales. S’il s’agit de documents originaux émanant de source privée, les documents doivent posséder un sceau d’authenticité.

La personne responsable de la mise en œuvre du présent programme de conformité rencontre tout nouvel employé, mandataire et autre personne habile à agir au nom de l’organisation afin de présenter et expliquer le présent programme de conformité.

Lorsque des modifications sont apportées au présent programme de conformité et au moins à tous les deux (2) ans si aucune modification n’y est apportée, la personne responsable de la mise en œuvre du présent programme de conformité rencontre tous les employés, mandataires et toutes les personnes habiles à agir au nom de l’organisation et leur donne la formation nécessaire à l’application dudit programme.

Le présent programme de conformité est en vigueur depuis le 8 avril 2025.

Le tableau ci-dessous vise à consigner les risques de perpétration d’infractions de recyclage des produits de la criminalité et d’infractions de financement des activités terroristes dans le cours de ses activités en tenant compte des critères prévus par règlement.

Produits et services | Mode de prestation | Risque faible | Risque moyen | Risque élevé
Hypothèqueimmobilière résidentielle | 
| 
| 
| 

Hypothèque immobilière commerciale | 
| 
| 
| 

Hypothèque mobilière auprès de particuliers | 
| 
| 
| 

Hypothèque mobilière en matièrecommerciale | 
| 
| 
| 

Hypothèque subsidiaire (garantie accessoire ou collatérale, acte de garantie immobilière, hypothèquerechargeable) | 
| 
| 
| 

Hypothèque immobilière inversée(résidentielle ou commerciale) | 
| 
| 
| 

Prêt hypothécaire privé | 
| 
| 
| 

Assurance prêt hypothécaire | 
| 
| 
| 

Emplacement géographique | Emplacement spécifique | Risque faible | Risque moyen | Risque élevé
Local | 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 

Provincial | 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 

National | 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 

International | 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 


| 
| 
| 
| 

Type de clientèle | Nombre visé | Risque faible | Risque moyen | Risque élevé
Particulier | 
| 
| 
| 

Personne morale | 
| 
| 
| 

Organisme de bienfaisance | 
| 
| 
| 

Organisme sans but lucratif | 
| 
| 
| 

Étranger politiquement vulnérable | 
| 
| 
| 

National politiquement vulnérable | 
| 
| 
| 

Dirigeant d’organismeinternational | 
| 
| 
| 

Bénéficiaire effectif | 
| 
| 
| 

Tiers intéressé | 
| 
| 
| 

Relation d’affaires | 
| 
| 
| 

Type de technologies utilisé | Nombre visé | Risque faible | Risque moyen | Risque élevé
Par personne | 
| 
| 
| 

Par téléphone | 
| 
| 
| 

Par Internet – échange courriel | 
 | 
 | 
 | 

Par Internet – rencontre virtuelle | 
 | 
 | 
 | 

Aucune nouvelle technologien’est utilisée pour mener les activités en termes de produits et services au client | 
Tous | 
X | 
 | 

Aucune nouvelle technologien’est utilisée pour contacterdes clients | Tous | X | 
 | 

Nom du client :

 | Description | Évaluation du risque | Mesures supplémentaires devant être appliquées
Forme juridique : | 
 | 
 | 

Emplacement géographique : | 
 | 
 | 

Technologie utilisée : | 
 | 
 | 

Type de services offert : | 
 | 
 | 

Lien avec le client : | 
 | 
 | 

Autres facteurs de risque : | 
 | 
 | 

Commentaires additionnels :

Date | Nature de l’opérationdouteuse ou de la tentative | 
Montant de l’opération | 
Action entreprise

 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 

Date | Nature de l’opération importante en monnaie virtuelle | Montant de l’opération | Action entreprise

 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 

Date | Nature de l’opération liée au contournement des sanctions | Montant de l’opération | Action entreprise

 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 

Date | Nature de l’opération liée au contournement des sanctions | Montant de l’opération | Action entreprise

 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 

Date | 
 | Nature de l’opérationcommerciale effectuée | 
 | Montant de l’opération | Action entreprise

 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 

Nom :

Adresse :

Date de naissance :

Nature de l’entreprise principale ou la profession de la personne :

Nom :

Adresse :

Date de naissance :

Nature de l’entreprise principale ou la profession de l’entité :

Si l’entité est une personne morale, obtenir et conserver une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées, si cette copie d’extrait est obtenue dans le cours normal de ses activités.

Personne habilitée à donner des instructions à l’égard du compte

Document justificatif :

Informations sur le client à fournir :

Nom :

Adresse :

Date de naissance :

Nature de l’entreprise principale ou la profession de la personne :

Si étranger politiquement vulnérable, prévoir un document avec les informations suivantes :

vulnérable :

et date :

(sauf dans les cas mentionnés à l’exception à la tenue de documents et à la vérification de l’identité aux articles 154 (1) et suivants du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes)

L’identité de la personne est vérifiée au moyen de la pièce d’identité ou du type de document ou autre renseignement ainsi que le numéro du document ou le numéro associé au renseignement de même que le territoire et le pays de délivrance du document ou de l'autre renseignement ayant servi à son identification, le cas échéant.

Certificat de naissance

Permis de conduire

Carte d’assurance-maladie

Passeport

Carte de résident permanent

Autre1

Si « Autre », spécifiez quel est le document :

L’existence de la personne morale ou de l’entité a été vérifiée au moyen du document

suivant :

Certificat de constitution de la personne morale

Document déposé en vertu des lois provinciales sur les valeurs mobilières

Convention de société de personnes

Acte d’association

État des renseignements d’une personne morale (Registre des entreprises du Québec)

Profil complet d’une entreprise (Industrie Canada)

Autre document

Si « Autre document », spécifiez quel est le document :

1 Il doit s’agir d’un document original encore valide, émis par le gouvernement provincial ou fédéral, possédant un numéro

d’identification unique.

Si la vérification est effectuée par consultation de la version électronique d’un document, vous devez tenir un document comportant le numéro d’enregistrement de la personne morale ou de l’entité, le type du document consulté et la provenance de la version électronique.

Si la vérification est effectuée au moyen d’une copie papier d’un document, la personne ou l’entité doit conserver le document ou une copie de celui-ci.

S’agissant d’une personne morale, les administrateurs sont :

Les noms et adresses des personnes physiques qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins vingt-cinq pour cent (25 %) de ses actions sont :

Nom de la personne | Adresse de la personne

| 


| 


| 


| 

S’agissant d’une fiducie, les noms et adresses des bénéficiaires, des constituants connus et

des fiduciaires sont :

Nom de la personne | Adresse de la personne
Bénéficiaires

|


|


|

Constituants

|


|


|

Fiduciaires

| 


| 


| 

S’agissant d’une entité autre qu’une personne morale ou une fiducie, le nom et l’adresse de toutes les personnes qui en détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins vingt-cinq pour cent (25 %) sont :

Nom de la personne | Adresse de la personne

| 


| 


| 


| 


| 

Dans tous les cas, conserver les renseignements permettant d’établir la propriété, le contrôle et la structure de l’entité et documenter toutes les mesures prises pour vérifier l’exactitude des renseignements.

Advenant que vous ne soyez pas en mesure d’obtenir les renseignements visés à la présente section « Détermination des bénéficiaires effectifs », prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité du premier dirigeant de l’entité, considérer que l’entité représente un risque élevé, prendre des mesures supplémentaires afin de vérifier l’identité et l’existence de l’entité et prendre des mesures accrues pour atténuer les risques d’infraction de recyclage de produits de la criminalité ou de financement d’activités terroristes. Consigner par écrit toutes et chacune des mesures prises.

Nom :

Adresse :

Date de naissance :

Nature de l’entreprise principale ou la profession de la personne :

Lien entre le tiers et le client :

Nom :

Adresse :

Date de naissance :

Nature de l’entreprise principale ou la profession de la personne :

Numéro de constitution :

Lieu de délivrance de son certificat de constitution :

Lien entre l’entité et le client :

Nom du client :

cadre de mon travail, je suis d’avis que le compte sera utilisé aux fins suivantes :

Motifs qui portent à croire que le client agit pour le compte d’un tiers :

Nom du client : Objet de la relation d’affaires : Nature projetée de la relation d’affaires : Les renseignements relatifs à l’identité du client sont à jour en date du :

Remplir le tableau ci-dessous et l’utiliser afin d’évaluer le risque d’infraction de recyclage de produits de la criminalité ou de financement d’activités terroristes associé à ce client. Chaque réponse positive tend à indiquer que le client pourrait représenter un risque.

 | OUI | NON | S/O
Votre connaissance du client est-elle faible? | 
| 
| 

S’il s’agit d’une entité, êtes-vous incapable d’obtenir des renseignementssur les bénéficiaires effectifs? | 
| 
| 

Le client agit-il suivant les instructions d’un tiers? | 
| 
| 

Le client exerce-t-il ses activités dans un secteur reconnu pour son haut taux de criminalité? | 
| 
| 

Les activités du client reposent-elles largement sur des opérations en espèces? | 
| 
| 

Le client utilise-t-il des intermédiaires? | 
| 
| 

La vérification de l’identité du client s’effectue-t-elle autrement qu’enpersonne? | 
| 
| 

Les opérations du client sont-elles incohérentes avec les renseignements obtenus à son égard? | 
| 
| 

Le client réside-t-il à l’étranger? | 
| 
| 

Le client fait-il affaire à l’étranger? | 
| 
| 

Évaluer le risque associé à ce client : Faible   Moyen  Élevé  

Autres mesures prises afin d’assurer le contrôle de la relation d’affaires :

Renseignements pertinents obtenus lors des contrôles :

Poste et charge de la personne :

Nom de l’organisation ou de l’institution :

Origine des fonds utilisés pour l’opération :

Date à laquelle il a été établi que la personne est :

Origine de la richesse de la personne :

Nom de la personne ayant examiné l’opération :

Date à laquelle l’opération a été examinée :

5. POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE PHILIPPE ASSELIN

Cette politique vise à régir la conformité du cabinet de Philippe Asselin. Elle doit être appliquée rigoureusement et utilisée comme un outil au service de l’exercice des courtiers hypothécaires autonomes ou des cabinets pour répondre aux exigences de l’Autorité des marchés financiers (ci-après nommée « l’AMF »).

La personne responsable de l’application de la présente politique est la personne responsable de la protection des renseignements personnels, de Philippe Asselin. Le titre et les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels sont publiés sur le site Internet de Philippe Asselin.

Les membres du personnel de de Philippe Asselin doivent se conformer à la présente politique et mettre en place les mesures de sécurité, le tout avec le soutien et l’accompagnement de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

La définition d’un renseignement personnel est la suivante : « Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. »

Une donnée est réputée être un renseignement personnel dès sa collecte si en lui adjoignant d’autres informations elle peut être utilisée pour identifier une personne.

À titre indicatif, mais non limitatif, voici des exemples de renseignements personnels : nom, religion, état matrimonial, niveau d’instruction, âge, taille, poids, dossier médical, groupe sanguin, ADN, signature vocale, empreintes digitales, revenus, achats, habitudes de consommation, renseignements bancaires, numéro d’assurance sociale, adresse civique, déclaration de revenus, rapport de solvabilité, donnée de géolocalisation, identifiant en ligne, adresse IP, date de naissance, pièces d’identité, etc. 

Les renseignements personnels concernant l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, l’adresse de l’entreprise, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son milieu de travail ne sont pas considérés comme des renseignements personnels au regard de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Les obligations de protection des renseignements personnels s’appliquent aux renseignements quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Un renseignement personnel est considéré sensible lorsque, de par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

Tout employé doit signer une entente de confidentialité. 

Un exemple d’entente de confidentialité à être signée par les employés apparait à l’annexe A.

La personne qui conclut une entente de services avec un fournisseur dont les activités pourraient permettre un accès aux renseignements personnels doit s’assurer que l’offre de service inclut un engagement à cet effet. Sinon, un engagement de confidentialité doit être signé. 

Un exemple d’engagement de confidentialité à être signé par le fournisseur apparait à l’annexe B.

En tout temps, le courtier hypothécaire doit obtenir une autorisation écrite dûment signée par son client, qui l’autorise à recueillir, utiliser, communiquer et conserver les renseignements personnels le concernant ou concernant son entreprise ou les employés de son entreprise, le cas échéant. 

Un exemple de consentement apparait à l’annexe C.

Vous référer à la politique de conformité pour tout ce qui touche la prise de renseignements dans un contexte d’analyse des besoins.

Pour recueillir des renseignements personnels sur autrui, il faut un intérêt sérieux et légitime. Il est impossible de déroger à ce principe, et ce, même avec le consentement de la personne concernée. Les renseignements doivent être recueillis par des moyens licites uniquement.

La personne qui recueille des renseignements personnels sur autrui informe la personne concernée au moment de la collecte ou préalablement à celle-ci, des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis, des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis, des droits d’accès et de rectification prévus par la loi et de son droit de retirer son consentement à la communication ou l’utilisation des renseignements recueillis.

Dans l’éventualité où des renseignements personnels sont recueillis auprès d’un tiers, le consentement de la personne concernée doit être obtenu préalablement. Toutefois, il est possible de recueillir des renseignements personnels auprès d’un tiers sans le consentement de la personne concernée lorsque la loi l’autorise.

Lorsque des renseignements personnels sont recueillis auprès d’une autre personne qui exploite une entreprise, la personne qui recueille les renseignements informe, à la demande de la personne concernée, la source de ces renseignements.

De plus, sur demande, la personne concernée pourra être informée en termes clairs et simples des renseignements personnels recueillis auprès d’elle, des catégories de personnes ayant accès à ces renseignements au sein de de Philippe Asselin, de la durée de conservation des renseignements et des coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans ne peuvent être recueillis auprès de celui-ci sans avoir obtenu préalablement le consentement du titulaire, de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte est manifestement au bénéfice du mineur.

Les renseignements personnels sont seulement utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins du consentement de la personne concernée. 

Un renseignement personnel peut être utilisé à d'autres fins sans le consentement de la personne concernée dans les situations prévues par la loi, lesquelles comprennent notamment les cas suivants :

L’accès aux renseignements personnels dans un dossier doit être limité aux employés qui doivent connaitre les informations pour exercer leurs fonctions. Au surplus, les renseignements concernés doivent être nécessaires à l’exercice des fonctions de l’employé ou à l’exécution de son mandat. 

Il est interdit de communiquer des renseignements personnels sur le client à des tiers, sans avoir obtenu l’autorisation du client au préalable, à l’exception des cas permis par la loi. Le consentement doit être manifesté de façon expresse dès qu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible.

Il est possible que dans le cadre de l'exécution d'un mandat confié par un client, le cabinet doive communiquer, conserver ou faire traiter certains renseignements personnels à l'extérieur du Québec, notamment en lien avec l'hébergement des données du cabinet sur des serveurs situés hors Québec. Les personnes concernées sont informées, par la présente politique, de cette possibilité, conformément.

Préalablement à toute telle communication, le cabinet procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de s'assurer que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. Cette communication est encadrée par une entente écrite avec le destinataire ou le prestataire concerné, laquelle tient compte des résultats de cette évaluation.

Par ailleurs, l’employé à qui on demande un renseignement personnel doit refuser de le divulguer si sa divulgation révélait un renseignement personnel sur un tiers ou l’existence d’un tel renseignement et que cette divulgation est susceptible de nuire à ce tiers, sauf s’il s’agit d’une situation qui peut mettre en danger la vie, la santé ou la sécurité du tiers concerné ou qu’il y consent.

Afin de s’assurer de bien conserver les renseignements personnels contenus dans les dossiers actifs, les employés prennent les mesures suivantes :

Lorsqu’un dossier n’est plus actif, il doit être classé dans un endroit et/ou un répertoire séparé. 

Il y a fermeture du dossier dans l’une ou l’autre des situations suivantes : 

Une note au dossier apparait mentionnant la date ainsi que la raison pour laquelle le dossier peut être considéré comme inactif. 

Les dossiers inactifs sont conservés pour une période d’au moins sept (7) ans à partir du moment où ils ont été déclarés inactifs. 

L’entreposage est prévu pour une période d’au moins sept (7) ans à partir de la date où ils ont été déclarés inactifs et respecte la confidentialité des renseignements personnels détenus. Après ce délai, les dossiers peuvent être détruits. 

Un exemple de registre de conservation des renseignements personnels se retrouve en annexe D de la présente politique. Cette procédure facilite la gestion des dossiers fermés et leur destruction. Elle permet également de confirmer l’existence d’un dossier au nom du client et, conformément à la politique, que le dossier est détruit, le cas échéant.

Le client doit pouvoir en tout temps, avoir accès à son dossier. Il doit pouvoir le consulter ou en demander une copie. 

Également, le client doit pouvoir demander à ce que toute information fausse ou erronée soit corrigée dans les meilleurs délais. 

Après un délai de sept (7) ans, les dossiers peuvent être détruits. Les méthodes de destruction doivent répondre aux mêmes critères de confidentialité que les méthodes d’entreposage.

Lorsque les fins auxquelles des renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, ceux-ci sont détruits ou anonymisés sous réserve du délai de conservation prévu par la loi.

Un renseignement personnel peut être anonymisé lorsqu’il est raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement une personne. La conservation des renseignements anonymisés est conditionnelle à leur utilisation à des fins sérieuses ou légitimes. La destruction des renseignements est utilisée en tout temps. L’anonymisation sera possible exceptionnellement et à des fins précises seulement. 

Les employés s’assurent de la protection des renseignements personnels qu’ils détruisent et ne doivent pas jeter les documents papier ou électroniques sans s’être assurés au préalable que leur contenu ne peut être retrouvé ou reconstitué. 

La destruction doit se faire par le biais d’outils spécialisés, telle qu’une déchiqueteuse de bureau. Le document déchiqueté doit donner des morceaux tellement petits qu’il est impossible de reconstituer le document. 

Brûler des documents à l’extérieur n’est pas considéré comme un moyen sécuritaire de destruction. 

La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure que l’ensemble du personnel comprenne et suive cette règle.

Si le volume des documents à détruire le justifie, de Philippe Asselin a recours à une entreprise spécialisée. Dans l’intervalle de leur destruction, les documents sont entreposés dans un endroit fermé à clé. Ladite clé étant sous la responsabilité de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, de Philippe Asselin. Cette dernière peut déléguer cette responsabilité à un employé qu’elle désigne. 

Philippe Asselin peut aussi avoir recours à une entreprise spécialisée pour la destruction des renseignements personnels qui sont contenus dans des programmes informatiques. 

Dans les deux (2) cas, un contrat écrit avec l’entreprise spécialisée doit être établi afin de respecter les mesures de sécurité et la protection de renseignements confidentiels.

Dans le contrat, l’entreprise spécialisée doit minimalement s’engager à ce qui suit : 

Dans l’éventualité que l’entreprise spécialisée ne respecte pas ses engagements, la personne responsable de la protection des renseignements personnels met fin au contrat et demande la restitution des renseignements personnels. 

Aux fins de la présente politique, une plainte constitue l’expression d’au moins un (1) des deux (2) éléments suivants :

Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de l’employé et sans que le client n’ait porté plainte.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit s’assurer qu’un registre des plaintes soit créé et elle est responsable de la gestion de ce registre. Chaque dossier de plainte doit y être inséré. Un exemple de registre des plaintes apparait à l’annexe E. 

Lors d’un signalement d’une plainte, sous quelque forme que ce soit, la personne responsable de la protection des renseignements personnels ouvre un dossier et note la date de la réception de la plainte dans le registre des plaintes. Celui qui reçoit la plainte invite le plaignant à transmettre sa plainte par écrit ou prend tous les détails par écrit relatifs à la plainte selon ce qui s’applique le mieux dans la situation.

Si c’est une personne autre que la personne responsable de la protection des renseignements personnels qui reçoit la plainte, l’employé concerné doit aviser la personne responsable de la protection des renseignements personnels sans délai.

Une copie de la plainte, si elle est écrite, ou la version consignée, si elle est verbale, doit être insérée au dossier.

Tout client qui désire porter plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante :

M. Philippe Asselin

 772 Boul. Louis-XIV, Québec, QC G1H 1A2, et (418) 473-9804

Philippe@axiahypotheque.ca

Suite à la réception de la plainte, la personne responsable de la protection des renseignements personnels déclenche le processus de traitement d’une plainte.

Cette dernière fait parvenir un accusé de réception à la personne plaignante, et ce, sans délai ou à défaut dans les cinq (5) jours suivant la réception de la plainte. 

L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :

Un exemple de modèle d’accusé de réception apparait à l’annexe F. 

La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit constituer un dossier de plainte qui comprend les éléments suivants :

La personne responsable de la protection des renseignements personnels procède à l’enquête du dossier. Cette dernière recueille et analyse les commentaires et la documentation pertinente. Elle s’assure d’obtenir les renseignements supplémentaires qu’elle juge manquants, le cas échéant.

Le cas échéant, la personne responsable de la protection des renseignements personnels ou l’employé visé par la plainte avise, sans délai, son assureur en responsabilité civile professionnelle.

Lorsque la personne responsable de la protection des renseignements personnels a terminé le traitement de la plainte, elle rédige un rapport. Elle informe ensuite la partie plaignante du résultat de son enquête par une réponse écrite et motivée. Le rapport et la réponse sont consignés dans le dossier de plainte. 

Tant le client qu’un employé, ils peuvent en tout temps, avoir accès à leur dossier, pour le consulter ou en demander une copie. 

Le client ou l’employé peut demander à ce que toute information fausse, inexacte, incomplète, équivoque ou erronée, soit rectifiée ou corrigée. Si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi, il peut exiger sa destruction. 

Lorsque la demande n’est pas suffisamment précise ou lorsqu’une personne le requiert, la personne responsable de la protection des renseignements personnels prêtera assistance pour identifier les renseignements recherchés.

La personne concernée par un renseignement personnel peut exiger que Philippe Asselin cesse la diffusion de son renseignement ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à son nom permettant d’accéder à ce renseignement par moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels répond par écrit à la demande d’accès ou de rectification au plus tard dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. À défaut de répondre dans ces délais, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est réputée avoir refusé d’y acquiescer. La personne concernée pourra alors s’adresser à la Commission d’accès à l’information afin de faire une demande d’examen de mésentente, et ce, à l’intérieur d’un délai de trente (30) jours suivant l’échéance du délai.

L’accès aux renseignements est gratuit. Il est toutefois possible de demander des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements. La personne concernée doit être informée des frais raisonnables avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.

Le refus par la personne responsable de la protection des renseignements personnels d’acquiescer à une demande doit être motivé et indiquer sur quelle disposition de la loi le refus s’appuie, les recours qui s’offrent au requérant en vertu de la loi et le délai dans lesquels ils peuvent être exercés. Les renseignements faisant l’objet d’un refus doivent être conservés le temps requis pour permettre à la personne concernée d’épuiser les recours prévus par la loi.

Lorsque la personne responsable de la protection des renseignements personnels acquiesce à une demande de rectification, il doit délivrer sans frais à la personne qui a fait la demande une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté, ou selon la situation, une attestation de la suppression d’un tel renseignement.

Si une personne concernée ou un courtier hypothécaire demande l’accès à un dossier, il doit justifier son identité et faire sa demande d’accès par écrit. Cette demande doit être présentée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Dès qu’une personne  de Philippe Asselin a des motifs de croire qu’il s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient, elle doit immédiatement prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.

Un incident de confidentialité comprend : 

Une évaluation de l’incident afin de déterminer s’il existe un risque qu’un préjudice sérieux soit causé doit être réalisée de concert avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Lorsque la situation présente un risque de préjudice sérieux, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit notifier la personne concernée et la Commission d’accès à l’information de cet incident de confidentialité. Un exemple de notification apparait à l’annexe G.

Philippe Asselin se réserve le droit d’aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer le risque de préjudice sérieux, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure que la communication est enregistrée si elle est verbale ou qu’elle est sauvegardée si elle est écrite.

Lors de l’évaluation du caractère de l’incident, la sensibilité des renseignements, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité que les renseignements soient utilisés à des fins préjudiciables doivent être considérées.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels procède à une analyse des causes du problème et identifie les mesures qui doivent être prises pour éviter qu’un incident semblable se reproduise. 

Les informations suivantes sont colligées dans un registre des incidents de confidentialité, que celles-ci représentent un risque de préjudice sérieux ou non :

Un modèle de registre des incidents de confidentialité se retrouve en annexe H de la présente politique. La personne responsable de la protection des renseignements personnels jugera quelles communications doivent être échangées avec le client concerné, le cas échéant. En tout temps, les décisions de la personne responsable de la protection des renseignements personnels doivent respecter la loi et les règlements en vigueur.

Une révision des mesures de sécurité a lieu suite à l’incident en question pour s’assurer qu’un incident de la même nature ne se reproduise pas à nouveau. La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure également de communiquer ces nouvelles mesures à l’ensemble du personnel, le cas échéant. 

Si les mesures prises modifient la politique actuellement en vigueur, elle s’assure d’y apporter les modifications nécessaires.

Si un client signale une possibilité de vol d’identité, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit activer un indicateur de vol d’identité dans le système informatique ainsi que dans le dossier physique. 

Elle doit également s’assurer que l’assureur impliqué soit informé par écrit, sans délai. La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit également mettre en place des mesures additionnelles pour s’assurer de la vérification de l’identité du client. 

Si le vol d’identité est rapporté à un employé, celui-ci doit immédiatement informer la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

La présente politique doit être révisée annuellement par la personne responsable de de la protection des renseignements personnels laquelle doit rédiger un document faisant état de son travail de révision.

Le document doit faire état notamment de la pertinence de modifier le contenu de la politique, des modifications proposées, le cas échéant, et leur justification.

S’il y a une vérification externe en cours d’année, les recommandations du rapport doivent être intégrées à la politique, le cas échéant.

La présente politique de conformité est en vigueur depuis le 17 décembre 2020, mise à jour le 22 avril 2025 ainsi que le 7 mai 2026.

Entente de confidentialité  -  employé de Philippe Asselin

Je soussigné(e), 

_________________________________________________________ employé (e) de  Philippe Asselin, m’engage à garder strictement confidentiel et à ne pas divulguer les renseignements personnels confiés par tout client ou par les autres employés ou encore mon employeur, incluant, mais sans limiter la généralité de ce qui précède, les informations personnelles, renseignements financiers, coordonnées ou toute information contenue dans tout document ou autre support et à ne pas les communiquer à des tiers non autorisés, par quelque moyen que ce soit, sans le consentement écrit et exprès de mon employeur ou du client, le cas échéant.

Je m’engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels de tout client et de mon employeur, à ne pas faire usage desdits renseignements personnels autrement que pour les fins auxquelles ils ont été recueillis et à prendre des mesures raisonnables afin que soit maintenue la confidentialité de tout renseignement divulgué ou communiqué à une personne autorisée dans les limites permises par la loi, le cas échéant.

Signé à __________________________, ce __________________________

__________________________________

Engagement de confidentialité — Fournisseur __________________________

Je soussigné(e), 

______________________________________________________, fournisseur de l’entreprise __________________________ m’engage en toute circonstance à garder strictement confidentiel et à ne pas divulguer les renseignements personnels auxquels je peux avoir accès, incluant, mais sans limiter la généralité de ce qui précède, les informations personnelles, renseignements financiers, coordonnées ou toute information contenue dans tout document ou autre support et à ne pas les communiquer à des tiers non autorisés, par quelque moyen que ce soit.

Je m’engage à prendre les mesures nécessaires afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels de tout client ou contractant, à ne pas faire usage desdits renseignements personnels autrement que pour les fins auxquelles ils ont été mis en ma possession et à prendre des mesures nécessaires afin que soit maintenue la confidentialité de tout renseignement personnel détenu ou auquel j’ai accès le cas échéant.

Signé à __________________________, ce __________________________

__________________________

No. de dossier | Nom du client | Nom de l’employé | Date d’ouverture | Date de fermeture | Date prévue de destruction | Initiales du responsable | Date de destruction effective | Par

 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 


 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 
 | 

Nom du plaignant |

Adresse |





Numéro de téléphone |

Source de la plainte | Courriel ☐Lettre  ☐Appel téléphonique  ☐En personne ☐
Nature de la plainte  | 









Date de réception | 

Date de l’envoi de l’accusé de réception | 

Date du début de l’enquête | 

Résultat de l’enquête  | 











Date à laquelle le résultat de l’enquête est communiqué au client | 

Quebec, le □

Nom du client

Adresse

Ville (Province)  Code postal

OBJET : Plainte au sujet de la protection des renseignements personnels

Madame, Monsieur,

Nous accusons réception de votre (lettre, courriel ou appel téléphonique) en date du □, reçu par □. Votre plainte a été acheminée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre organisation. 

La nature de votre plainte, telle que vous nous l’avez décrite, est la suivante : 

Nous nous engageons à traiter votre plainte dans les meilleurs délais. Nous vous communiquerons le résultat de notre enquête, par écrit, dès que celle-ci sera terminée. Si nous ne pouvons conclure notre enquête dans les soixante (60) jours de la date de la présente, nous vous informerons de l’avancement de l’enquête. 

Vous trouverez également ci-joint la version complète de notre politique de protection des renseignements personnels.

Si vous avez des questions, vous pouvez communiquer avec le / la soussigné(e).

_________________________

M. Philippe Asselin

772 Boul. Louis-XIV, Québec, QC G1H 1A2, et (418) 473-9804

Quebec, le □

Nom du client

Adresse

Ville (Province)  Code postal

OBJET : Notification d’un incident de confidentialité

Madame, Monsieur,

Je, soussigné(e), de M. Philippe Asselin, personne responsable de la protection des renseignements personnels, notifie par les présentes l’incident suivant : 

Les mesures en vigueur, lorsqu’un incident de confidentialité se produit, sont d’ores et déjà, mises en place par Consortium Hypothécaire. 

Vous serez avisé sans délai si vos données personnelles étaient identifiées comme étant à risque.

Le / la soussigné(e) demeure disponible pour répondre à vos questions.

_________________________

M. Philippe Asselin

772 Boul. Louis-XIV, Québec, QC G1H 1A2, et (418) 473-9804

Date de l’incident
 | 

Nom des personnes visées par l’incident
 | 

Renseignements visés par l’incident | 



Niveau de sensibilité des renseignements visés | Faible | Moyen | Élevé
☐ | ☐ | ☐
Circonstances de l’incident | 



Conséquence appréhendée de l’utilisation potentielle des renseignements  | Aucune | Mitigée | Grave
☐ | ☐ | ☐
Date ou période de l’incident | 


Date ou période de la prise de connaissance de l’incident | 



Risque qu’un préjudice sérieux soit causé

Décrire les éléments qui amènent l’organisme à conclure qu’il existe ou non un risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées. | ☐   Oui☐   Non
Transmission des avis à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées | Date de l’avis à la Commission d’accès à l’information :

Date(s) de l’avis aux personnes concernées :

Avis public :   ☐ Oui           ☐ NonRaison :

Description des mesures prises par l’organisation
 | 

Cette politique vise à régir la conformité du cabinet de Philippe Asselin.. Elle doit être appliquée rigoureusement et utilisée comme un outil au service de l’exercice des courtiers hypothécaires autonomes ou des cabinets pour répondre aux exigences de l’Autorité des marchés financiers (ci-après nommée « l’AMF »).

en lien avec la protection des renseignements personnels de nos clients;

La personne responsable de l’application de la présente politique est la personne

responsable de la conformité, M.de Philippe Asselin.

À la fin de la journée de travail, les ordinateurs portables sont fermés. Les ordinateurs portables sont rangés dans un endroit sécuritaire.

À titre d’exemple, et non de façon limitative, les endroits suivants ne sont pas

considérés comme des endroits sécuritaires :

À titre d’exemple, l’endroit suivant est considéré comme un endroit sécuritaire :

Les données sont sauvegardées en temps réel grâce à l’infonuagique à l’intérieur d’une plateforme qui répond à toutes les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Les normes de protection des renseignements personnels doivent être respectées par les employés relativement à la protection par mot de passe.

Les employés sont tenus de changer de mots de passe aux trois (3) mois. Les mots de passe contiennent plusieurs lettres minuscules et majuscules, chiffres et symboles compris entre huit (8) et douze (12) caractères.

Sur les ordinateurs portables, un écran de veille verrouillé par mot de passe

apparait après une période n’excédant pas cinq (5) minutes d’inactivité.

La personne responsable de la conformité s’assure que les employés apportent les correctifs et les mises à jour proposés par les fournisseurs de logiciels. Également, cette dernière s’assure qu’un antivirus soit régulièrement mis à jour pour permettre un meilleur contrôle et une sécurité des logiciels.

Pour ce faire, elle peut retenir les services d’un fournisseur externe. Ce fournisseur est tenu au même niveau d’engagement que l’entreprise spécialisée mentionnée à l’article 3.1. Par ailleurs, en aucun temps, le recours à une firme externe ne dégage la personne responsable de la conformité de ses responsabilités.

En cas de vol, perte ou bris d'un matériel informatique ou altération de toute donnée numérique, la personne responsable de la conformité doit débuter le processus prévu à la politique sur la protection des renseignements personnels.

La personne responsable de la conformité doit identifier la source de l’atteinte ou de la faille, prendre les mesures nécessaires au rétablissement de la sécurité informatique et colliger le tout par écrit.

Au besoin, elle doit valider les informations suivantes visant la restauration des systèmes et des procédures en cas de sinistre informatique :

Récupérer les applications bureautiques;

Récupérer les fichiers partagés du réseau local, le cas échéant;

Vérifier si tous les dossiers ont été récupérés;

Évaluer le travail à faire pour récupérer les données manquantes, le cas échéant.

Afin de détecter et prévenir la perte d’information et de limiter la vulnérabilité aux risques informatiques, la personne responsable de la conformité peut mettre en place de manière non cumulative et non exhaustive les mesures suivantes :

Surveillance des logiciels non autorisés ou non enregistrés;

Mise à jour des logiciels;

Mise à jour de l’antivirus;

Mise à jour des pare-feux;

Politique de gestion des mots de passe;

Verrouillage automatique des appareils;

Cryptage;

Autre(s) :

La personne responsable de la conformité doit s’assurer de prendre les mesures nécessaires afin de rétablir le plus rapidement possible le service de connexion informatique sécurisé.

Lorsque des informations considérées comme confidentielles sont échangées, des mesures de protection de l’échange d’information doivent être mises en place. À cet effet les clients sont invités à déposer les documents sur une plateforme sécurisée. Le courtier hypothécaire dépose lui aussi ses documents sur la même plateforme où le client possède son propre accès sécurisé.

Philippe Asselin. possède le matériel informatique listé à l’annexe A auquel les individus répertoriés ont accès avec les mesures de protection applicables.

Elle prend les mesures nécessaires pour mettre en place un système d’accès à un

réseau sécurisé.

En cas de mise au rebut ou de recyclage, la personne responsable de la conformité s’assure de suivre la procédure établie à l’article 11 dans la Politique de protection des renseignements personnels en retenant les services d’une firme spécialisée.

Les ententes conclues avec des fournisseurs agissants dans le soutien informatique prévoient obligatoirement des clauses assurant la pérennité des données ainsi que l’accessibilité et/ou le transfert des données en cas de demande, terminaison de contrat ou suite à toute autre situation le nécessitant.

Afin de pouvoir appliquer la présente section, la personne responsable de la conformité pourra avoir recours aux personnes, employés et entreprises qui suivent:

La personne responsable de la conformité doit s’assurer du sérieux du fournisseur avec lequel elle a contracté en vérifiant notamment ses références, ses certifications et les possibles incidents connus le cas échéant.

La personne responsable de la conformité doit s’assurer de la mise à jour des informations relatives au matériel et aux accès, notamment en cas de changement de fonction, départ ou à tout autre moment considéré comme opportun.

La personne responsable de la conformité doit s’assurer que des moyens de protection sont mis en place, par exemple : antivirus, pare-feu, cryptage et mises à jour.

Elle doit également veiller à la mise en place d’un système d’accès au réseau sans fil sécurisé et peut avoir recours à l’aide d’une firme spécialisée si nécessaire.

La présente politique doit être révisée annuellement par la personne responsable de la conformité laquelle doit rédiger un document faisant état de son travail de révision.

Le document doit faire état notamment de la pertinence de modifier le contenu de la politique, des modifications proposées, le cas échéant, et leur justification.

S’il y a une vérification externe en cours d’année, les recommandations du rapport

doivent être intégrées à la politique, le cas échéant.

La présente politique de conformité est en vigueur depuis le 17 décembre 2020 et mise à jour le 22 avril 2025.

 | Identification du matériel par numéro ou autre si applicable | Mesures de protection prises
Ordinateur |
|

Portable |
|

Serveur |
|

Téléphone intelligent |
|

Tablette |
|

Stockage sur un réseau virtuel |
|

Clé USB |
|

Terminal de vente |
|

Autre : |
|

Autre : | 
| 

Ce code de valeurs et d’éthique vise à promouvoir les valeurs que nous préconisons au sein de notre organisation.

S’assurer que chacun des intervenants au sein de notre organisation adopte en toute

circonstance un comportement éthique;

Responsabiliser l’ensemble des intervenants de notre organisation; Promouvoir l’intégrité;

Discerner et gérer les conflits d’intérêts.

C’est l’ensemble du personnel ainsi que l’ensemble des membres du conseil d’administration qui sont tous ensemble responsables de l’application de ce code.

Supporter nos clients dans la réalisation de leurs objectifs financiers. Nous priorisons la qualité des rapports et des services et non la quantité.

Les valeurs de notre cabinet sont :

Nous nous assurons que la conduite des affaires de notre organisation respecte

l’ensemble des valeurs énumérées ci-haut.

Nous nous assurons que notre prestation de travail respecte en tout point l’ensemble des exigences de conformité de l’AMF.

Le conflit d’intérêts existe lorsque nous sommes dans une situation où nous risquons de favoriser nos intérêts personnels ou ceux d’un tiers au détriment de ceux de nos clients. Étant donné la nature de nos activités, tout conflit d’intérêts est déclaré au client et une preuve subsiste de cette déclaration, et ce, conformément aux exigences de l’AMF.

Nous nous assurons de vendre, de manière responsable, dans l’absolu intérêt de nos clients. Cette responsabilité incombe à l’ensemble du personnel.

Le cas échéant, si un employé a connaissance d’un acte qui va à l‘encontre du présent code d’éthique, il est tenu d’en informer la personne responsable de la conformité, qui, le cas échéant, est tenue d’intervenir auprès de la personne concernée, et ce, afin de s’assurer que les valeurs que notre organisation s’est données soient en tout temps préservées, et ce, pour le meilleur intérêt de nos clients.

Le présent code est révisé au besoin.

Il entre en vigueur le 17 décembre 2020, date de son adoption par le conseil

d’administration et mis à jour le 22 avril 2025.

Cette politique vise à régir la conformité du cabinet de Philippe Asselin. Elle doit être appliquée rigoureusement et utilisée comme un outil au service des cabinets pour répondre aux exigences de l’Autorité des marchés financiers (ci-après nommée « l’AMF »).

fonctions préalablement à son embauche.

personnel de soutien à son emploi possède les compétences et la probité requise.

« Courtier hypothécaire » Personne physique qui, pour autrui et contre une rétribution fonction de la conclusion d’un prêt garanti par hypothèque immobilière, se livre à une opération de courtage relative à un tel prêt.

« Contrôle » Le fait de disposer d’un système conçu pour s’assurer que le courtier hypothécaire respecte les lois applicables, le code de conduite du cabinet et les autres normes de l’industrie.

« Irrégularité » Tout acte ou pratique non conforme aux lois, règlements et conditions

d’exercice applicables aux activités d’un courtier hypothécaire.

« Sélection » L’évaluation initiale des compétences et des antécédents professionnels d’un courtier hypothécaire préalablement à son embauche.

Vérifications à effectuer | Oui | Non | N/A
3.1.1 Le courtier hypothécaire a-t-il été condamné pour un crime de nature financière au cours des dix (10) dernières années, relié directement àses activités professionnelles, tel que notamment, le vol, la fraude, le | □ | □ | □
détournement de fonds des clients, la contrefaçon ou la falsification, lafraude fiscale, le trafic de stupéfiants et le blanchiment d’argent?3.1.2 Le courtier hypothécaire a-t-il des causes pendantes au criminel?Si oui, l’embauche du courtier hypothécaire doit être reportée jusqu’à ce qu’un jugement final ait été rendu sur de telles accusations ou jusqu’à ce que l’affaire soit autrement terminée. | 

□ | 

□ | 

□
3.1.3 Le courtier hypothécaire a-t-il été condamné à une amende ou son permis a-t-il été suspendu ou révoqué par un organisme de contrôle, tel que l’Autorité des marchés financiers, en raison d’une infraction commise en vertu de la réglementation applicable?Si oui, en fonction des renseignements obtenus, le courtier hypothécaire est-il apte à exercer ses activités?Si le courtier hypothécaire s’est vu retirer ou suspendre son permis plus d’une (1) fois par un organisme de contrôle, l’embauche du courtier hypothécaire ne devrait pas être effectuée. | □ | □ | □
3.1.4 Le courtier hypothécaire a-t-il des causes pendantes ou est-il sous enquête par un organisme de contrôle, tel que l’Autorité des marchés financiers?Si oui, la décision concernant l’embauche du courtier hypothécaire devrait être reportée jusqu’à ce que le cabinet ait pris connaissance de la décision finale de l’organisme de contrôle et que le cabinet ait confirmation que l’enquête est close. | □ | □ | □
3.1.5 Est- ce que le courtier hypothécaire a déjà été failli?Si oui, le cabinet ne doit pas procéder à l’embauche.Si le courtier hypothécaire a déjà été failli, mais qu’il est désormais libéré ou libéré de façon conditionnelle et que les renseignements le concernant semblent raisonnablement indiquer que sa faillite est reliée à des pratiques non conformes à l’exercice de ses activités de courtier hypothécaire, le cabinet ne doit pas procéder à son embauche. | □ | □ | □
3.1.6 Est-ce que le courtier hypothécaire possède un bon dossier de crédit? | □ | □ | □

Vérifications à effectuer | Oui | Non | N/A
Est-ce que le courtier hypothécaire possède l’assurance de la responsabilité civile professionnelle requise par la législation applicable?Si le courtier hypothécaire ne possède pas l’assurance de la responsabilité civile professionnelle requise par la législation applicable, le cabinet ne doit pas procéder à son embauche.Le courtier hypothécaire possède-t-il des expériences de travail pertinentes et possède-t-il de bonnes références à l’égard de ses emplois antérieurs?Le cabinet s’est-il renseigné sur les pratiques commerciales du courtier hypothécaire auprès des organismes de contrôle, tel que l’Autorité des marchés financiers préalablement à son embauche?Le cabinet ne doit pas procéder à l’embauche du courtier hypothécaire lorsque les renseignements recueillis démontrent que le courtier hypothécaire a effectué des pratiques non conformes suffisamment graves pour qu’il soit déclaré inapte à exercer, que ces pratiques aient été signalées ou non à l’Autorité des marchés financiers.Constituent des pratiques commerciales irrégulières, les pratiques suivantes :Acte criminel commis par le courtier hypothécaire dans l’exercice deses activités;Exercice de l’activité du courtier hypothécaire sans permis ouinobservation des conditions du permis;Exercice de l’activité du courtier hypothécaire sans l’assuranceresponsabilité exigée;Infraction aux lois ou règlements sur la vie privée ou la confidentialité des renseignements personnels;Infraction aux lois ou règlements concernant l’usurpation de titres oude fonctions;Défaut de communiquer un conflit d’intérêts sérieux;Renseignements insuffisants ou cas grave de non-communication de renseignements;Mauvaise utilisation des exposés du cabinet, ou modification substantielle de ces derniers;Comparaisons incomplètes;Analyse inadéquate des besoins ou défaut de déterminer si le produit répond aux besoins du client;Fausses représentations matérielles ou réticences;Coercition ou abus d’influence; | □




□

□ | □




□

□ | □




□

□

Vérifications à effectuer | Oui | Non | N/A
Usage d’incitatifs à la vente;Déclarations trompeuses préjudiciables du cabinet;Incompétence;Malhonnêteté (le courtier hypothécaire ayant fait l’objet d’uncongédiement motivé);Partage de commissions avec une personne n’étant pas détentrice d’un permis.3.1.10 Le courtier hypothécaire a-t-il signé le formulaire d’autorisation de divulguer des renseignements permettant l’obtention d’information relativement à la sélection des courtiers hypothécaires et la déclaration | 







□ | 







□ | 







□
d’irrégularité?Si le courtier hypothécaire refuse de signer le formulaire d’autorisation de divulguer des renseignements, le cabinet ne doit pas procéder à l’embauche de ce courtier hypothécaire. | 
| 
| 

Le cabinet peut avoir recours à des firmes externes pour faire une enquête des courtiers hypothécaires qu’il embauche. Si les renseignements demandés dans l’enquête ne sont pas publics, il devra demander l’autorisation du courtier hypothécaire.

Si, suite à une analyse des renseignements obtenus, il ressort que les irrégularités constatées soient de peu d’importance et ne rendent pas le courtier hypothécaire inapte à exercer ses activités et qu’il est dans l’intérêt du cabinet de procéder à l’embauche de ce courtier hypothécaire, M. Philippe Asselin, la personne désignée par M. Philippe Asselin ou le comité de sélection, le cas échéant, devra suivre la procédure suivante, préalablement à l’embauche de ce courtier hypothécaire :

M. Philippe Asselin et du comité de sélection, le cas échéant, une

décision unanime à l’égard de l’embauche de ce courtier hypothécaire.

disciplinaires allant jusqu’à la résiliation du contrat qu’il a signé avec le cabinet.

dirigeant et lorsqu’un courtier hypothécaire cesse d’être à son emploi.

Le dirigeant ou le courtier hypothécaire qui quitte ses fonctions doit, sans délai, mettre à jour toute l’information disponible sur ses réseaux sociaux afin d’éviter la confusion pour le public.

La présente politique doit être révisée annuellement par la personne responsable de la conformité laquelle doit rédiger un document faisant état de son travail de révision.

Le document doit faire état notamment de la pertinence de modifier le contenu de la politique, des modifications proposées, le cas échéant, et leur justification.

S’il y a une vérification externe en cours d’année, les recommandations du rapport

doivent être intégrées à la politique, le cas échéant.

La présente politique de conformité est en vigueur depuis le 17 décembre 2020 et mise à jour le 22 avril 2025.