Politique sur la protection des renseignements personnels

1. 
   Introduction
   
   
2. 
   Champ d’application
   
   
3. 
   Politique
    3.1 Responsabilité
    3.2 Fins de la collecte
    3.3 Consentement
    3.4 Limitation de la collecte
    3.5 Limitation de l’utilisation, communication et conservation
    3.6 Exactitude
    3.7 Mesures de sécurité
    3.8 Transparence
    3.9 Accès aux renseignements
    3.10 Plaintes
    3.11 Fournisseurs de services
    3.12 Bris
    3.13 Rapport
   
   
4. 
   Responsabilités
    4.1 Équipe de direction
    4.2 Responsable de la protection des renseignements
    4.3 Suppléant à la vie privée
    4.4 Directeur de service
    4.5 Employés et administrateurs
   
   

• 
  à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) ;
  
  
• 
  à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) ;
  
  
• 
  aux lignes directrices de l’AMF, CSF et de la CAI.
  
  

• 
  renseignements financiers, médicaux et professionnels ;
  
  
• 
  renseignements personnels identifiants (nom, date de naissance, adresse, état civil, etc.) ;
  
  
• 
  informations électroniques recueillies via nos plateformes numériques.
  
  

3.1 Responsabilité

• 
  la mise en œuvre de cette politique ;
  
  
• 
  la formation continue du personnel ;
  
  
• 
  la réponse aux demandes d’accès et rectification ;
  
  
• 
  la tenue du registre des incidents.
  
  

3.2 Détermination des fins de la collecte

• 
  constitution de dossier client ;
  
  
• 
  évaluation des besoins financiers et assurance ;
  
  
• 
  conformité réglementaire ;
  
  
• 
  communication avec partenaires (assureurs, prêteurs) ;
  
  
• 
  recrutement ou gestion des ressources humaines.
  
  

3.3 Consentement

• 
  d’urgence médicale,
  
  
• 
  d’obligation légale,
  
  
• 
  de mandat judiciaire.
  
  

3.4 Limitation de la collecte

3.5 Limitation de l’utilisation, communication et conservation

• 
  utilisés exclusivement aux fins déterminées ;
  
  
• 
  communiqués à des tiers avec consentement ou autorisation légale ;
  
  
• 
  conservés dans le logiciel sécurisé Laylah ;
  
  
• 
  supprimés de façon sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus requis.
  
  

3.6 Exactitude

3.7 Mesures de sécurité

• 
  la perte, le vol ou l’accès non autorisé ;
  
  
• 
  la modification ou l’utilisation frauduleuse.
  
  

• 
  contrôle d’accès dans Laylah ;
  
  
• 
  authentification renforcée ;
  
  
• 
  surveillance continue ;
  
  
• 
  formation annuelle du personnel.
  
  

3.8 Transparence

• 
  au contenu de cette politique sur notre site Web ;
  
  
• 
  aux coordonnées du responsable ;
  
  
• 
  à une explication des types de données recueillies et de leur usage ;
  
  
• 
  à leurs droits d’accès, de rectification et de retrait.
  
  

3.9 Accès aux renseignements

• 
  l’accès à ses données ;
  
  
• 
  leur rectification,
  par écrit, et recevra une réponse dans un délai de 30 jours ouvrables.
  
  

• 
  les données concernent un tiers ;
  
  
• 
  elles sont protégées par le secret professionnel ou concernent une enquête légale.
  
  

3.10 Plaintes

3.11 Fournisseurs de services

• 
  démontrer des mesures de sécurité équivalentes ;
  
  
• 
  signer un contrat avec clauses de confidentialité spécifiques ;
  
  
• 
  obtenir le consentement des clients lorsque requis.
  
  

3.12 Bris de confidentialité

• 
  le responsable en est informé immédiatement ;
  
  
• 
  une évaluation du risque est effectuée ;
  
  
• 
  le client est avisé, ainsi que la CAI si le risque est sérieux.
  
  

3.13 Rapport

4.1 Équipe de direction

• 
  Adopte la présente politique ;
  
  
• 
  S’assure de sa mise en œuvre ;
  
  
• 
  Soutient les contrôles internes et les audits.
  
  

4.2 Responsable de la vie privée

• 
  Coordonne la conformité ;
  
  
• 
  Reçoit et traite les plaintes ;
  
  
• 
  Met à jour la politique chaque année.
  
  

4.3 Suppléant

• 
  Remplace le responsable en cas d’absence ;
  
  
• 
  Collabore au suivi des incidents et demandes.
  
  

4.4 Directeurs de services

• 
  Assurent la formation du personnel sous leur supervision ;
  
  
• 
  Intègrent les principes de la politique à leurs processus internes.
  
  

4.5 Employés et administrateurs

• 
  Se conforment à la politique ;
  
  
• 
  Signalent toute anomalie ou incident de sécurité.